Verwendung der Video-Konferenzsoftware "virtueller Klassenraum"

Der virtuelle Klassenraum ist ausschließlich für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur offiziellen Nutzung bestimmt und dient der Erfüllung ihrer Aufgaben für "mit-center".

Mögliche Rollen in unserem virtuellen Klassenraum:

Im virtuellen Klassenraum unterscheiden wir zwischen drei verschiedenen Rollen:

• Referent: In einer Konferenz kann es einen Referenten geben. Diese Person überwacht die angezeigte Präsentation oder Bildschirmfreigabe und kann Umfragen durchführen sowie Videos integrieren (z. B. von YouTube). Der Referent kann auch die aktuell angezeigte Folie zur Nutzung als Whiteboard freigeben. Die Rolle des Referenten kann jederzeit neu zugewiesen werden.
• Moderator: Ein Moderator kann Teilnehmer stummschalten, Stummschaltungen aufheben, Teilnehmer aus der Konferenz entfernen oder ihnen die Rollen des Referenten und Moderators zuweisen.
• Teilnehmer: Teilnehmer können einer Konferenz folgen, am Chat teilnehmen, über die Audio- oder Videokanäle an der Konferenz teilnehmen und an Umfragen teilnehmen. Die Teilnehmer können die angezeigte Präsentation jedoch nicht beeinflussen.

Diese Rollen können jederzeit neu zugewiesen werden. Stellen Sie bitte sicher, dass Sie den Teilnehmern nur die Rechte geben, die sie tatsächlich benötigen.

Einrichten von Videokonferenzräumen im virtuellen Klassenraum

Die Einrichtung von Videokonferenzen, Online-Meetings oder Webinaren ist auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von OFFIS beschränkt und erfordert eine Registrierung mit einem mit-center-Konto (Zugriffskennung) und dem dazugehörigen Passwort. Bitte bewahren Sie diese Zugangsdaten sicher auf und geben Sie sie nicht an Dritte weiter. Die Raumbezeichnung darf keine personenbezogenen Daten enthalten.

Konferenzräume können durch Zugangscodes geschützt werden. Bitte nutzen Sie diese Option, um zu verhindern, dass unbefugte Teilnehmer an Ihrer Konferenz teilnehmen. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Raum so eingerichtet ist, dass andere Personen erst darauf zugreifen können, nachdem dies vom Moderator genehmigt wurde, oder richten Sie eine Passwortschutz für den Raum ein.

Konferenzräume können nur genutzt werden, wenn der Organisator die Konferenz gestartet hat. Bitte vermeiden Sie dauerhaft offene Konferenzräume, um die Belastung der Server so gering wie möglich zu halten.

Für größere Videokonferenzen mit mehr als 50 Teilnehmern wenden Sie sich bitte an info(at)mit-center.eu.

Einladen externer Teilnehmer

Externe Teilnehmer dürfen nur über einen Link zu einer Videokonferenz, einem Online-Meeting oder einem Webinar eingeladen werden, der vom Organisator der Videokonferenz an die Teilnehmer gesendet wurde. Beim Einladen externer Teilnehmer müssen Sie ein einmaliges Passwort generieren, und dies muss immer beachtet werden.

Bitte beachten Sie, dass der virtuelle Klassenraum insbesondere für den internen Gebrauch konzipiert wurde und externe Parteien nur in Ausnahmefällen eingeladen werden sollten, wenn dies für die Projektarbeit erforderlich ist. Andererseits kann die Benutzerfreundlichkeit des virtuellen Klassenraums aufgrund der Auslastung des Systems erheblich eingeschränkt sein.

Einhaltung rechtlicher Vorschriften

Benutzer dürfen bei der Nutzung des virtuellen Klassenraums geltende rechtliche Bestimmungen nicht verletzen. Insbesondere müssen Sie:

• das Urheberrecht beachten und nur Materialien verwenden, die nicht ausdrücklich für den beabsichtigten Zweck und diese speziellen Zwecke genehmigt wurden. Sie dürfen urheberrechtlich geschützte Materialien, Marken oder Informationen, die durch andere öffentliche oder Eigentumsrechte geschützt sind, ohne vorherige schriftliche Genehmigung des Eigentümers solcher Rechte in keiner Weise veröffentlichen, modifizieren, verteilen oder vervielfältigen;
• keine rechtswidrigen oder unmoralischen Inhalte über den virtuellen Klassenraum verbreiten;
• von Werbe- oder Marketingaktivitäten im virtuellen Klassenraum absehen;
• die Privatsphäre anderer Personen respektieren und keine belästigenden, diffamierenden oder bedrohlichen Inhalte verbreiten;
• Aktivitäten unterlassen, die die Dienste, Server oder Netzwerke beeinträchtigen, unterbrechen, überlasten oder anderweitig beeinflussen oder beschädigen könnten, die mit den mit-center-Diensten oder Sicherheitssystemen verbunden sind;
• keine personenbezogenen Daten veröffentlichen oder weitergeben, von denen Sie Kenntnis erlangt haben, indem Sie den virtuellen Klassenraum nutzen;
• keine Videokonferenz über den virtuellen Klassenraum aufzeichnen, auch nicht zu privaten Zwecken. Nur der Organisator kann eine Aufzeichnung arrangieren, die im Voraus allen Teilnehmern mitgeteilt und ihre Zustimmung eingeholt werden muss (siehe auch "Aufzeichnungen").

Benutzer können für Schäden haftbar gemacht werden, die durch Verstöße gegen die geltenden rechtlichen Bestimmungen verursacht werden.

Mitarbeiter müssen auch die Bestimmungen zur "Verwendung der mit-center-Ressourcen" beachten.

Datenschutz

Datenschutz muss immer beachtet werden, wenn der virtuelle Klassenraum genutzt wird. Insbesondere der Organisator einer Videokonferenz muss die geltenden Datenschutzbestimmungen bei der Verwendung von Daten beachten. Aus diesem Grund dürfen nur die für das jeweilige Szenario erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeitet werden und dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden. Wenn Sie während einer virtuellen Konferenz Ihren Bildschirm teilen möchten, überlegen Sie, ob Sie persönliche Informationen wie Symbole von Ihrem Desktop, Browserverlauf beim Eingeben von Suchbegriffen oder Lesezeichen und Menüleisten entfernen oder ausblenden möchten.

Weitere Informationen zum Datenschutz im virtuellen Klassenraum finden Sie in unserer Datenschutzerklärung und den Informationen gemäß Art. 13 DSGVO.

Aufzeichnungen

Die Aufzeichnungsfunktion ist derzeit im Mit-Center deaktiviert.

Sollte sich dies ändern, sollten Sie nur Videokonferenzen aufzeichnen, wenn Sie, der Organisator, nur sich selbst aufzeichnen, d.h. alle Kameras und Mikrofone der Teilnehmer ausgeschaltet sind, oder wenn alle Teilnehmer ausdrücklich der Aufzeichnung und dem damit verbundenen Zweck zugestimmt haben. Alle Teilnehmer haben das "Recht am eigenen Bild" sowie ihre eigenen verbalen Äußerungen.

Allgemeine Informationen zur Verwendung

• Die technischen Voraussetzungen für die Nutzung des virtuellen Klassenraums sind ein PC oder Laptop mit einem einfachen Headset (Kopfhörer mit Mikrofon), da sonst das Risiko von akustischem Feedback oder doppelter Audiowiedergabe besteht, sowie eine Internetverbindung (16 Mbit).
• Wenn Sie das Mikrofon anschließen, führen Sie bitte den Echo-Test vollständig durch (Headset muss eingesteckt sein).
• Wir empfehlen Ihnen, den Browser (Firefox oder Chrome, andere Browser werden nicht unterstützt) im Voraus in zwei Fenstern zu öffnen, damit Sie Video-Konferenzdokumente und E-Mails gleichzeitig abrufen können.
• Trennen Sie vor einer Videokonferenz gegebenenfalls Ihre VPN-Verbindung mit dem Mit-Center-Netzwerk. Dadurch sparen Sie wertvolle Bandbreite und verbessern die Audio- und Videoqualität Ihrer Konferenz.
• Geben Sie Ihren Nachnamen zuerst und dann Ihren Vornamen in den virtuellen Klassenraum ein.
• Wählen Sie beim Anschließen Ihrer Kamera bitte "Niedrige Qualität".
• Schalten Sie Ihre Kamera erst ein, wenn Sie vom Sitzungsleiter dazu aufgefordert werden. Schalten Sie sie nach der Begrüßung bitte aus und aktivieren Sie sie nur erneut, wenn Sie eine längere Aussage machen möchten.
• Aktivieren Sie Ihr Mikrofon nur, wenn Sie sprechen möchten.
• Sie können Reden und Fragen durch einen Eintrag im Chat ankündigen, der Sitzungsleiter wird Sie dann sprechen lassen.

Datenschutz muss immer beachtet werden, wenn der virtuelle Klassenraum genutzt wird. Insbesondere der Organisator einer Videokonferenz muss die geltenden Datenschutzbestimmungen bei der Verwendung von Daten beachten. Aus diesem Grund dürfen nur die für das jeweilige Szenario erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeitet werden und dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden. Wenn Sie während einer virtuellen Konferenz Ihren Bildschirm teilen möchten, überlegen Sie, ob Sie persönliche Informationen wie Symbole von Ihrem Desktop, Browserverlauf beim Eingeben von Suchbegriffen oder Lesezeichen und Menüleisten entfernen oder ausblenden möchten.

Weitere Informationen zum Datenschutz im virtuellen Klassenraum finden Sie in unserer Datenschutzerklärung und den Informationen gemäß Art. 13 DSGVO.

Aufzeichnungen

Die Aufzeichnungsfunktion ist derzeit im Mit-Center deaktiviert.

Sollte sich dies ändern, sollten Sie nur Videokonferenzen aufzeichnen, wenn Sie, der Organisator, nur sich selbst aufzeichnen, d.h. alle Kameras und Mikrofone der Teilnehmer ausgeschaltet sind, oder wenn alle Teilnehmer ausdrücklich der Aufzeichnung und dem damit verbundenen Zweck zugestimmt haben. Alle Teilnehmer haben das "Recht am eigenen Bild" sowie ihre eigenen verbalen Äußerungen.

Allgemeine Informationen zur Verwendung

• Die technischen Voraussetzungen für die Nutzung des virtuellen Klassenraums sind ein PC oder Laptop mit einem einfachen Headset (Kopfhörer mit Mikrofon), da sonst das Risiko von akustischem Feedback oder doppelter Audiowiedergabe besteht, sowie eine Internetverbindung (16 Mbit).
• Wenn Sie das Mikrofon anschließen, führen Sie bitte den Echo-Test vollständig durch (Headset muss eingesteckt sein).
• Wir empfehlen Ihnen, den Browser (Firefox oder Chrome, andere Browser werden nicht unterstützt) im Voraus in zwei Fenstern zu öffnen, damit Sie Video-Konferenzdokumente und E-Mails gleichzeitig abrufen können.
• Trennen Sie vor einer Videokonferenz gegebenenfalls Ihre VPN-Verbindung mit dem Mit-Center-Netzwerk. Dadurch sparen Sie wertvolle Bandbreite und verbessern die Audio- und Videoqualität Ihrer Konferenz.
• Geben Sie Ihren Nachnamen zuerst und dann Ihren Vornamen in den virtuellen Klassenraum ein.
• Wählen Sie beim Anschließen Ihrer Kamera bitte "Niedrige Qualität".
• Schalten Sie Ihre Kamera erst ein, wenn Sie vom Sitzungsleiter dazu aufgefordert werden. Schalten Sie sie nach der Begrüßung bitte aus und aktivieren Sie sie nur erneut, wenn Sie eine längere Aussage machen möchten.
• Aktivieren Sie Ihr Mikrofon nur, wenn Sie sprechen möchten.
• Sie können Reden und Fragen durch einen Eintrag im Chat ankündigen, der Sitzungsleiter wird Sie dann sprechen lassen.
• Wenn Sie das Meeting kurzfristig verlassen müssen, klicken Sie bitte auf "Abmelden" und nicht auf "Konferenz beenden".
• Wenn Sie Probleme mit dem Datenvolumen Ihrer Internetverbindung haben, können Sie Webcams und Bildschirmfreigabe über "Datenvolumen sparen" und "Einstellungen" deaktivieren (über die drei Punkte oben rechts auswählbar).

Kontakt und Hilfe

Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an:

über unser Kontaktformular

Beschreiben Sie bitte Ihr Problem kurz, wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden! Geben Sie auch eine Telefonnummer an, unter der wir Sie bei Bedarf erreichen können.